Una delle conseguenze della crisi sanitaria che stiamo attraversando è l'obbligo per molti professionisti di lavorare da casa. Il telelavoro è una pratica corrente in PrestaShop. Abbiamo quindi raccolto i consigli dei nostri esperti in materia, per aiutarvi a trovare il miglior equilibrio tra lavoro e vita privata in questo periodo.
Prendersi cura della propria postazione di lavoro:
Per molti, l'installazione dietro una scrivania è limitata al luogo di lavoro abituale. Che si tratti di un piano di lavoro all'altezza giusta, proprio come lo schermo del computer, o di una comoda sedia, a casa avrete bisogno delle stesse disposizioni professionali. Come dice Yoni (responsabile del supporto di PrestaShop): "Non riesco a lavorare seduto su un divano con il mio portatile sulle ginocchia. È davvero importante essere seduti correttamente". Inoltre, è essenziale avere a casa una buona connessione Internet.
Tener conto delle circostanze:
"Separare lo spazio di lavoro dallo spazio personale è ancora necessario", dice Simon (Responsabile dell'assicurazione qualità). Questo può non sembrare ovvio, soprattutto per i professionisti che vivono in spazi ristretti. Tuttavia, è importante identificare uno spazio dedicato al lavoro e chiuderlo una volta che la giornata è terminata. Niente riunioni in pigiama nel proprio letto e niente più chiamate dal divano. È importante mantenere le proprie abitudini mattutine, come quando si esce per andare al lavoro, spegnere lo strumento di lavoro alla fine della giornata e disconnettersi veramente.
L'importanza della routine:
Alzarsi a un orario fisso, fare la doccia, colazione, vestirsi, aprire il computer, fare una pausa alle 10:30, fermarsi, ricominciare: la routine è perfetta, soprattutto in questo momento. "Passare del tempo con la famiglia, fare sport, giocare o cucinare... Possiamo inoltre utilizzare il tempo dedicato agli spostamenti per creare nuove abitudini" commenta Antoine (Open Source Evangelist). Per mantenere una buona produttività, è stato dimostrato che fare delle pause e distrarsi sono abitudini necessarie da integrarsi nella routine quotidiana. È inoltre possibile creare un programma di attività domestiche e definire dei cicli di lavoro.
Comunicare con il proprio team:
La sensazione di lontananza è un fatto non trascurabile durante lunghi periodi di telelavoro. "È assolutamente necessario mantenere la coesione con il proprio team, in particolare utilizzando la propria webcam durante le riunioni, senza dimenticare di spegnere il microfono quando non si parla, ma anche condividere informazioni non legate al lavoro e organizzare piccole sfide tra colleghi", dice Antoine. Anche l'utilizzo di mezzi di comunicazione asincroni è interessante, poiché i vostri colleghi non sono sempre collegati contemporaneamente. Thomas (Sviluppatore di moduli per i clienti) prosegue: "Dobbiamo pensare a tenere aggiornato un calendario, in modo da poter far sapere ai colleghi quando siamo disponibili".
Fissare obiettivi, ma anche limiti:
Anche in questo periodo particolare è importante mantenere un certo rigore. Per quanto riguarda le ore trascorse davanti al computer o nel lavoro quotidiano, è necessario porsi degli obiettivi: "Bisogna saper misurare la propria produttività, in modo da conoscere i propri punti di forza e di debolezza, per poi correggerli in seguito. Possiamo anche tenere una lista delle cose da fare, che è più ragionevole redigere la sera per il giorno successivo",conferma Jonathan (Sviluppatore Senior).
Per quanto riguarda i limiti da porsi, fissate un orario per iniziare a lavorare e un altro per terminare la giornata e scollegarvi completamente.
Il telelavoro... In famiglia:
Il telelavoro può essere un buon modo per stare in un ambiente più propizio alla concentrazione rispetto al posto di lavoro abituale. Questo è meno vero se i vostri figli sono presenti anche a casa vostra. Per Antoine: “È importante mostrare e spiegare alla tua famiglia o ai tuoi figli quello che stai facendo. In questo modo, capiscono meglio che è necessario lasciarvi lavorare in silenzio.” Questo è un punto importante quando si conosce la situazione attuale. "Per i figli che di solito vanno a scuola, occupatevi di redigere per loro un programma giornaliero, con momenti di attività ciascuno per conto proprio e momenti insieme chiaramente specificati, se il vostro lavoro vi permette di fare qualche pausa", dice Cécile (CXO).
Mantenere una buona gestione a distanza:
Saper gestire i propri team a distanza non è un'abilità innata. Abbiamo già parlato dell'importanza della comunicazione e del mantenimento dello spirito di squadra in queste situazioni, che sono punti cruciali per tutti i manager. Fra i consigli che possiamo condividere, c'è prima di tutto il presentismo: "Non è necessario imporlo ai propri collaboratori. È meglio essere efficaci per 6 ore che costringersi a rimanere connessi per 10 ore", afferma Jonathan.
Per Cécile, che da diversi anni gestisce a distanza un team numeroso, la cosa più importante è la fiducia nei suoi collaboratori, che sviluppano così una maggiore autonomia nel tempo. E aggiunge: "Per una riunione con più persone è importante avere molta energia. In effetti, la concentrazione del team è a volte inferiore quando si ha uno schermo davanti, alcuni possono essere tentati di guardare il loro telefono o le loro e-mail durante la riunione. Quindi non esitate a renderla più breve e più energica che di presenza".
Ricordatevi anche di condividere l'agenda con i vostri dipendenti e di riservare loro delle fasce orarie, se necessario.
Utilizzare gli strumenti giusti:
Ci sono molti strumenti che possono aiutarvi a telelavorare in modo efficace, e molti di questi sono disponibili gratuitamente. La maggior parte delle aziende utilizza a questo scopo suite di applicazioni complete (ad esempio Google o Microsoft 365). Queste includono soluzioni per l'archiviazione e lo scambio di file, servizi di posta elettronica e di chat.
Altri esempi includono Slack per la comunicazione diretta tra colleghi e team, o Trello per il monitoraggio dei progetti. Questi sono solo esempi, e la maggior parte delle aziende vi sta già fornendo tali soluzioni.
Per documentarvi sulla questione:
I consigli e la documentazione sul telelavoro sono in crescita da diversi anni, man mano che questo modo di lavorare diventa sempre più popolare. Ecco alcune pubblicazioni che hanno suscitato molto interesse ultimamente:
- Il libro Remote, di Jason Fried e David Heinemeier Hansson,
- La tecnica del Pomodoro che si concentra sulla gestione del tempo,
- La matrice di Eisenhower, un efficace strumento di produttività.
Altri nostri consigli:
- Durante le riunioni, redigere dei verbali da condividere con il proprio team,
- L'uso delle cuffie per lavorare aiuta a mimetizzare i rumori circostanti,
- Disattivare le notifiche durante le sessioni di lavoro intensive,
- Prendetevi delle pause lontano dal computer: un po' di esercizio fisico vi farà sempre bene,
- Ottimizzate costantemente il vostro ambiente di lavoro,
- Avete più tempo a disposizione e gli utensili necessari: mangiate sano,
- Lavorate in sessioni di 25 minuti, seguite da una pausa di 5 minuti (Metodo Pomodoro),
- Quando la vostra webcam si accende per una riunione, assicuratevi di essere presentabili,
- Mantenete il vostro ritmo, senza mai sentirvi in colpa (soprattutto di rispondere a un'e-mail o a un messaggio 15 minuti dopo la ricezione).
