Accéder aux commandes publiques, c’est la possibilité de cibler plus de 185 000 structures publiques, notamment les mairies, les établissements scolaires et d’enseignement supérieur, les établissements publics et autres services de l’Etat.
En fait l’administration française, fidèle à sa réputation, n’est pas facile d’accès. Les conseils ci-après vous permettront de saisir les méandres de ces nouveaux marchés et vous éviteront de vous prendre les pieds dans les inévitables embûches.
Thierry, tout d’abord, quelles sont les singularités et les spécificités d’un contrat noué avec un acheteur public ?
Il faut garder en tête que l’achat public est encadré par le code de l’achat public, qui dispose de règles qui lui sont spécifiques.
Celles-ci peuvent paraître compliquées et se révéler chronophages, tant pour les fournisseurs que pour les acheteurs publics.
Pouvez-vous justement illustrer votre propos avec des exemples concrets ?
La principale pierre d’achoppement se résume au concept de dématérialisation.
Bon gré, mal gré, l’Etat a dû prendre le virage du numérique. Un certain nombre de procédures se sont rapidement appliquées aux administrations qui n’avaient pas forcément pu anticiper les choses. En particulier, les acheteurs publics ont maintenant l’obligation de dématérialiser l’ensemble de leurs activités, qu’il s’agisse des appels d’offres ou encore des archives comptables.
Et ces procédures s’appliquent évidemment aux fournisseurs également, qui doivent désormais dématérialiser toutes les pièces administratives de leurs contrats avec l’administration.
Or pour ce faire, les entreprises doivent se doter d’outils spécifiques, notamment en matière de certification électronique, ce qui constitue des investissements qui ne sont pas négligeables.
Notons qu’à ce jour seuls les gros fournisseurs en ont l’obligation pratique. Cependant, d’ici le 1er janvier 2020, ces règles s’appliqueront à tous, sans distinction de taille, de chiffre d’affaires ou de structure.
Vous comprendrez que tout ceci, s’ajoutant aux spécificités du règlement par mandat administratif et à celles des délais de paiement, ne fait que complexifier encore la commande publique.
Tout ceci est en effet probant et peut donner l’impression de se battre contre des moulins à vent. Pourquoi alors vous intéresser à une telle complexité ?
Ce problème touche de plein fouet l’acheteur public, qui subit les dommages collatéraux de ces nouvelles procédures et se trouve donc confronté au fait que nombre de ses fournisseurs préfèrent jeter l’éponge plutôt que de s’engager dans des contrats complexes. C’est la montagne qui accouche d’une souris, comme on dit…
Le fait est que le marché est maintenant biaisé et que les acheteurs ont souvent affaire à un nombre limité d’interlocuteurs – ceux qui maîtrisent les nouvelles règles du jeu – dont l’offre est loin d’être exhaustive par rapport aux marchés potentiels.
Le nouvel enjeu des acheteurs est donc de diversifier leurs sources.
Pour quelles raisons chercher de nouveaux fournisseurs, quitte à se complexifier une tâche déjà complexe ?
Il existe une règle primordiale dans les procédures d’achat public, qui stipule que l’administration peut acheter sans se soumettre aux principes de l’appel d’offres dès lors que l’on reste en-deçà d’un montant de 25 000 euros HT par famille de produits et par an. Concrètement cela signifie que l’acheteur suivra les règles dites de bon père de famille, tout en étant en mesure de prouver qu’il aura effectué des devis préalables auprès de plusieurs fournisseurs, au nombre de trois idéalement, tel est en pratique l'usage depuis plusieurs années.
Cependant, il va sans dire que cette recherche de leur part conduit à une paupérisation du nombre et de la diversité des fournisseurs potentiels. En effet, les consultations sont souvent vaines. En définitive, elles coûtent cher – car le temps c’est de l’argent – et conduisent les fournisseurs à se tourner vers d’autres marchés plus facilement accessibles.
Les règles de paiement qui s’appliquent aux marchés publics ne doivent pas faciliter la tâche des acheteurs dans leur quête de nouveaux fournisseurs ?
Au contraire, la dématérialisation des pièces comptables a grandement amélioré les délais de paiement. Les statistiques de 2017 permettent de calculer une moyenne de seize jours de délai de recouvrement des factures dématérialisées émises par le biais de CHORUS PRO. Précisons cependant qu’il ne s’agit que d’une moyenne dont le prérequis est que les acteurs doivent être équipés des outils adaptés.
Ce n’est guère l’idée que l’on se fait des délais de paiement des contrats publics. Comment l’expliquez-vous ?
Il s’agit en effet d’une véritable avancée en la matière. La dématérialisation des pièces comptables a permis de faciliter le suivi administratif ; en outre, le recours à CHORUS PRO permet d’horodater le dépôt de la facture, qui amorce le délai légal de paiement de trente jours.
En cas de retard l’administration publique sera soumise à une pénalité de 40 € et l’intérêt moratoire pourra se monter à 8 % l’an.
Avez-vous une idée de la taille du marché que cela pourrait représenter pour les e-commerçants ?
S’agissant des achats dits en bon père de famille, hors MAPA (marché à procédure adaptée) c’est-à-dire les achats se situant en-deçà du seuil de 25 000 € d’achat par famille de produits et par an le chiffre d’affaires pourrait se monter à 42 milliards d’euros par an, ce qui est considérable.
Quels sont les produits ou familles de produits qui sont concernés ?
La réponse est trop vaste pour être précisée. Vous devez avoir en tête que les besoins de l’administration sont aussi pléthoriques que diversifiés.
Prenez l’exemple parlant des lycées professionnels et imaginez-vous qu’ils doivent être équipés de tous les outils nécessaires aux métiers qu’ils enseignent. La liste est sans fin et concerne aussi bien les articles de sport que le matériel de sécurité, les produits d’entretien, les équipements numériques, les meubles, etc.
La seule constante est l’exigence d’une qualité professionnelle.
Aujourd’hui, à combien estimez-vous leur part dans les achats en ligne ?
C’est impossible à estimer car les acteurs ne sont pas capables d’inventorier leurs achats inférieurs à 25 000 €. Déterminer la part des achats e-commerce est un pari hasardeux.
En réalité, les sites qui acceptent le mandat administratif doivent généralement reprendre manuellement le traitement des devis ou des mandats administratifs, quand ce n’est pas les deux. Il leur faut vérifier l’identité des acheteurs ainsi que leurs accréditations et passer au crible l’ensemble des pièces administratives. Les vendeurs ne peuvent encourir le risque d’expédier leur marchandise avant paiement sans avoir pris un certain nombre de garanties au préalable.
Faut-il préciser que ce pensum se réitère à chaque commande ? En effet, rares sont les sites qui permettent de gérer des comptes clients et d’enregistrer l’ensemble des pièces administratives une fois pour toute.
De quels sites s’agit-il ?
Ce sont souvent ceux qui travaillent déjà avec la Fonction Publique hors e-commerce ou encore les spécialistes du BtoB.
Si j’ai bien saisi vos propos, le vœu pieux des protagonistes du marché de la commande publique pourrait se résumer ainsi :
L’acheteur a besoin d’une plate-forme :
- qui lui donnerait accès à un choix large de marchands ;
- à laquelle il pourrait facilement avoir accès en s’identifiant après y avoir créé un compte et versé les documents d’identification nécessaires ;
- qui lui permettrait d’obtenir facilement des devis en ligne.
Quant aux vendeurs, ils ont besoin d’un site qui parallèlement :
- leur permettrait de gérer tous les aspects administratifs ;
- leur donnerait la possibilité de gérer leurs factures ;
- leur permettrait de présenter leur catalogue en ligne et de pouvoir le mettre à jour en temps réel.
Vous avez bien saisi les tenants et les aboutissants de cette situation.
La bonne nouvelle est que ce site appelée des vœux des acheteurs et des vendeurs existe déjà : il s’agit de MAPAdirect.fr : le module partenaire gratuitement mis à la disposition des vendeurs sur la Place de marché de PrestaShop (Addons).
La marketplace se définit comme un tiers de confiance unique : tous les acheteurs sont identifiés, vérifiés et accrédités : de fait, le commerçant peut-il livrer ses produits en toute sérénité.
Elle garantit la confidentialité de ses vendeurs : les prix ne sont visibles que par les acheteurs publics. Les vendeurs ne peuvent nullement avoir accès aux données de leurs concurrents.
Elle est engagé dans un processus constant de recherche et développement, garant de sa constante évolution et de la mise à jour de ses données vis-à-vis des réglementations en vigueur.
En outre, elle s’apprête à proposer à court terme aux revendeurs affiliés à son site un système de rachat de factures sous 48 heures.
Thierry, votre site semble répondre à toutes les attentes générées par ce marché spécifique. La parfaite connaissance que vous en avez, vous permet même d’anticiper son évolution et de proposer en amont les solutions aux problèmes qui pourraient en découler.
Je vous remercie.
